Нанять организатора мероприятий. Что подготовить на первую встречу

Определитесь с деталями мероприятия

Какого рода мероприятие вы хотите? Насколько оно должно быть формальным или профессиональным? Или может  это стилизованная вечеринка? Отталкивайтесь не только от хорошего портфолио при выборе организатора, но и на то, насколько стилистика их работы подходит конкретному мероприятию. Например, публичное мероприятие имеет другие требования и навыки, чем B2B, торговое мероприятие или конференция.

Количество гостей

Сколько гостей приедет? Размер списка будет во многом определять планирование мероприятия, поэтому будьте реалистичны и осторожны при определении этого числа. Перед тем, как приступить к планированию, важно указать количество гостей.

Это типичная ошибка мероприятий презентаций. Вы рассчитываете на 1000 гостей, экономите на качестве, ради объема, а по факту приходит 100 человек.

Бюджет

Каков ваш общий бюджет? Если у вас есть конкретный бюджет, это поможет вашему организатору мероприятия представить вам реалистичные варианты места, развлечений, еды и т. д. плохая затея сначала придумать мероприятия, найти организаторов и только потом планировать бюджет. Только если он у вас не безграничный ☺

Все ваши пожелания

Что вы хотите, а  чего нет? Вы побывали на многих мероприятиях и имели возможность увидеть, что вы любите, а что ненавидите. И, возможно, вы также провели некоторое онлайн-исследование идей для мероприятий и вечеринок. Составьте список всего, что вам действительно нравится, и список всего, чего вы определенно не хотите. Это действительно может ускорить процесс планирования мероприятия!

Время

Каковы реальные временные рамки? Площадка, где вы проведете мероприятие, имеет большое значение. Выделите соответствующее время, чтобы спланировать и выбрать подходящее место, отвечающее всем вашим требованиям. Мы рекомендуем выделить минимум 6 месяцев на процесс планирования, особенно если у вас нет возможности проявлять гибкость!

Выбор организатора мероприятий

Теперь, когда у вас есть некоторые подробности, вы можете приступить к изучению организаторов мероприятий, которые подойдут именно вам.

Небольшой чек-лист по выбору организатора мероприятия:

• Взгляните на прошлые мероприятия, которые они сделали - фотографии, обзоры, отзывы.
• Убедитесь, что у них есть опыт проведения мероприятий нужного вам типа и размера.
• Подходят ли фотографии их работ к нужному стилю и уровню детализации?
• Достаточно ли большой опыт, чтобы знать, как справляться со сложными ситуациями, которые могут возникнуть?
• Обязательно посмотрите предложения организаторов на eventoutlet.ru