Как подготовиться к выбору event агентства

Выбор и подбор event агентства - это важный этап организации любого мероприятия. Вот несколько шагов, которые помогут выбрать надежное и качественное агентство:

Шаг 1:

Определите бюджет и цель мероприятия
Перед тем, как начать поиск агентства, определите свой бюджет и цель мероприятия. Это поможет вам сузить круг потенциальных кандидатов и выбрать агентство, которое соответствует вашим требованиям.

Шаг 2:
Изучите портфолио агентства, чтобы понять, какие мероприятия они уже проводили и как они их организовывали. Обратите внимание на качество услуг, отзывы клиентов и уровень сервиса.

Шаг 3:
Проверьте отзывы и рейтинги агентства в Интернете. Это поможет узнать, насколько качественно они работают и как оценивают их клиенты.

Шаг 4:
Свяжитесь с агентством и запросите информацию о ценах, услугах и возможностях. Задайте вопросы о процессе организации мероприятия, сроках выполнения работ и гарантиях.

Шаг 5:
Заключите договор с агентством, чтобы зафиксировать все условия и обязательства сторон. Убедитесь, что в договоре указаны все детали мероприятия, цены, сроки выполнения работ и гарантии.

Шаг 6:
Следите за процессом организации мероприятия и контролируйте выполнение работ. Если возникают какие-то проблемы или недопонимания, немедленно обращайтесь к агентству и решайте их.

Важно помнить, что выбор event агентства - это ответственный процесс, который требует тщательного изучения и анализа. Не стоит доверять первому попавшемуся агентству, лучше потратить время и выбрать надежного и качественного исполнителя. А еще лучше провести тендер, чтобы агенства смогли представить себя с лучшей стороны и подготовить для вас подходящее предложение.

"Как бы я не умела организовывать все в своей работе, лучше доверить корпоративное мероприятия профессионалам. Так как профи я не смогу сделать никогда. Самое важное для меня то, что они на 100% вовлечены в процесс, наше мероприяте для них на первом месте. А когда подготовкой занимаюсь только я, то это всего лишь часть моей работы."

автомаркетолог, Макарова Екатерина

Что обязательно указать в тендере по подбору event агентства для проведения корпоративного мероприятия:

• Цель и бюджет мероприятия: Укажите цель и примерный бюджет мероприятия, чтобы агентство могло оценить свои возможности и предложить наиболее подходящие варианты.
• Количество гостей: Укажите количество гостей, которые будут присутствовать на мероприятии. Это поможет агентству определить количество необходимых помещений и оборудования.
• Дата проведения: так агентство сможет более корректно составить смету, ориентируюсь на сезонность и оценить свою занятость.
• Место проведения: Укажите место проведения мероприятия, если оно уже определено. Это позволит агентству выбрать подходящее оборудование и декорации. Если вы еще не выбрали площадку, то обязательно составьте список самых важных для вас критериев. Например: удаленность от офиса, наливе парковки, стиль, техническое возможности.
• Требования к оформлению: Укажите требования к оформлению мероприятия (например, цветовая гамма, стиль, тематика). Это поможет агентству создать уникальный и запоминающийся дизайн.
• Список гостей: Предоставьте список гостей, чтобы агентство могло учитывать их предпочтения и пожелания при организации мероприятия.
• Желаемые услуги: Укажите желаемые услуги, которые вы хотели бы получить от агентства (например, услуги по декорированию, звуковое оборудование, кейтеринг и т.д.).
• Сроки выполнения работ: Укажите сроки выполнения работ, чтобы агентство имело представление о том, когда вы хотите начать подготовку к мероприятию. Укажите когда вы хотите получить финальные материалы после мероприятия.
• Гарантии качества: Укажите гарантии качества, которые вы ожидаете от агентства (например, возврат денег в случае неудовлетворительной работы).
• Контактные данные: Предоставьте контактные данные для связи с вами и агентством в случае необходимости.